Si hay algo que los gerentes y los profesionales de recursos humanos desean obtener de la rutina de su equipo es, sin duda alguna, la productividad. Pero antes de ser productivo y realizar tareas con éxito, la organización del trabajo es un factor clave.
El departamento de recursos humanos y los jefes de área ejercen una gran influencia en sus empleados para que no alejen del cumplimiento de los objetivos y se vuelvan cada vez menos productivos, perdiendo el compromiso y la motivación.
Cuando los colaboradores se comprometen a estratificar prioridades, establecer plazos y monitorear de cerca la ejecución de todas las tareas, el equipo tiene un curso de trabajo.
En este artículo presentaremos los beneficios de mantener la organización constante en el trabajo y te regalaremos algunos consejos para lograr excelentes resultados. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la organización en el trabajo?
La organización en el trabajo sirve de manera precisa para alcanzar un objetivo: la calidad. De hecho, la verdadera razón para organizar el trabajo es que todo funciona de manera asertiva, como un reloj de precisión.
Si prestamos atención al funcionamiento de un reloj, todas las partes coordinadas generan información valiosa que da como resultado lo que necesitamos para guiarnos a tiempo. Por lo tanto, la organización en el trabajo es esencial.
Sin embargo, la organización del trabajo depende de la unión de todas las piezas. Los punteros no pueden funcionar sin una máquina precisa, y la máquina no puede moverse sin una fuente de energía. En este caso, la organización se vuelve indispensable.
Esto es lo que definimos como organización del trabajo: cada pieza trabaja de acuerdo con las demás, formando un grupo organizado y logrando el objetivo de trabajar de la manera más organizada posible.
La importancia de la organización en el trabajo
Mantener la organización en el lugar de trabajo es extremadamente importante para cualquier profesional que quiera más productividad y calidad, ya que esto les permite mejorar sus condiciones de vida, así como la comodidad y el confort del día a día.
La desorganización en el trabajo afecta el desempeño del profesional y termina impactando negativamente su estado de ánimo y salud, e incrementa la posibilidad de crear desacuerdos o agotamiento con sus compañeros de trabajo.
Para garantizar que el entorno de trabajo sea adecuado, es necesaria una evaluación de todo lo que contiene. Debe entenderse que muchas cosas no se están utilizando y pueden descartarse o incluso pasarse a profesionales de otros sectores de la empresa que hacen uso de estos materiales.
Además de todo lo que ya se ha mencionado, también debemos recordar la organización personal en acciones simples, como mantener el horario actualizado, no llegar tarde a citas, reuniones y tareas.
No tiene sentido tener un ambiente limpio, espacioso y bien organizado si el clima organizacional no es bueno. Por lo tanto, la organización en el trabajo es esencial.
¿Cuáles son las ventajas de mantener a la organización en el trabajo?
Por supuesto, mantener un ambiente de trabajo organizado solo tiene ventajas, además de reflexionar directamente sobre el desempeño individual de cada empleado y de todos los que usan un espacio bien cuidado. Estos son algunos de los beneficios:
Aumento de la productividad
Cuando llegas al trabajo y encuentras una mesa desordenada con papeles y materiales arrojados al azar, difícilmente podrás ser tan productivo como esperabas.
Primero, será necesario ordenar el desorden colocando cada objeto en el lugar adecuado y de manera tal que no obstaculice el desempeño de otros servicios. Con todo este revés, nadie puede comenzar bien el día, ¿verdad?
En otras palabras, la falta de organización afecta directamente el desempeño de un profesional, lo que le obliga a realizar tareas no programadas que, por lo tanto, disminuyen su productividad diaria.
Optimización del tiempo
Seguramente has escuchado decir que «el tiempo es dinero», y en el mundo corporativo, esa frase no es exagerada. Teniendo en cuenta la alta competencia en el mercado actual, esto sigue siendo una gran verdad.
Por lo tanto, a partir de una sistematización, puedes optimizar la rutina de la tarea, cumpliendo exactamente lo planeado y reduciendo así el tiempo de inactividad y la improductividad. Los buenos resultados serán una consecuencia directa de esta organización.
Mayor enfoque en actividades
Cada profesional es contratado para realizar un conjunto de tareas específicas, generalmente relacionadas con su área de capacitación. En este caso, el gerente espera que el empleado haga su parte y realice eficientemente sus actividades diarias.
Es decir, para enfocarse completamente en el cumplimiento de sus responsabilidades, el profesional necesita tener un ambiente de apoyo total, asegurando que nada distraiga su atención.
Bienestar y confort
La rutina de trabajo puede ser mucho menos desgastante y estresante de lo habitual. Sin embargo, con obligaciones que van más allá de las tareas convencionales, ningún trabajador puede comenzar o terminar su día con comodidad o bienestar.
Asegurar un lugar de trabajo que ofrezca comodidad a los empleados ayudará en gran medida a aumentar el compromiso y la motivación, haciendo que el empleado se sienta más cómodo dentro de la empresa.
Consejos de organización laboral
A continuación encontrarás algunos consejos simples que pueden marcar la diferencia en tu jornada laboral, reduciendo el estrés y mejorando aún más el medio ambiente.
Pon tu mesa
Comienza por establecer un espacio de trabajo. Define dónde estará todo: computadora, portalápices, decoración, papeles, libros, botellas o vasos. Preferiblemente, coloca todos los papeles en una caja, escribiendo en la tapa cuáles son sus contenidos. Después de eso, junta toda la basura acumulada y deséchala.
Limita el tiempo para cada tarea y prioriza las actividades del día.
Una vez que se priorizan las tareas, limita el tiempo para cada tarea. De esta manera, sabrás qué actividades tomarán más tiempo y cómo programarlas para que todas se realicen a tiempo.
Toma descansos
Los descansos cortos y regulares son esenciales para evitar que tu rendimiento y desempeño disminuyan, para que así puedas concentrarte para hacer tu trabajo.
Establece una hora para terminar
¡Extender la jornada laboral puede no ser una buena opción! Establece un tiempo para terminar todas tus tareas diarias e intenta lograrlo. Trabajar cansado y con poca energía también crea un ambiente de poca organización y concentración, lo cual produce desaliento en los días posteriores.
Ten un propósito para tu tarea
Cuando buscas sentido a lo que estás haciendo, tu concentración en el trabajo mejora notablemente. Para convencer a tu cerebro de que tu trabajo es importante, debes demostrarle que lo hace crecer y que también se puede divertir.
Es decir, el consejo es tratar de ver el lado positivo de la actividad que estás haciendo, incluso si no es el trabajo de tus sueños. Si es aburrido, piensa que detrás hay un propósito, una misión más grande.
Huye de la procrastinación
«Lo haré más tarde…» esta es una frase común que pensamos cuando la tarea nos asusta un poco. Puede ser algo fácil de hacer, pero tenemos miedo de comenzar. Y de ahí viene la dilación.
Necesitamos enfocarnos en los beneficios para superar los esfuerzos. Un consejo es pensar en la tarea ya realizada y cuántos beneficios traerá, comenzando lentamente con pasos más pequeños. Cuando menos te des cuenta, estará casi completamente realizada.
Haz listas
Las listas son muy útiles para que, ya sea como empleado o gestor, veas tus tareas a realizar durante el día de trabajo y te mantengas organizado. Trata de organizarte a diario, ya sea escribiendo tus objetivos en una hoja de papel, un borrador o incluso de maneras más modernas, como una aplicación móvil o un sitio web para ayudarte.
Ahora, si tenemos problemas con la organización, existen algunas herramientas que pueden ayudarnos.
Uno es el 5S: una metodología japonesa para organizar cualquier entorno.
¿Qué significa 5S? Estas son palabras que, transcritas a nuestro idioma, comienzan con la letra S. Son: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu y Shitsuke. Aquí hay una tabla, que nos muestra más claramente cada significado:
¿Cuáles son los beneficios de la organización en el trabajo?
Estos son algunos beneficios de mantener la organización en el trabajo:
Aumenta el desempeño de los empleados;
Reduce el estrés;
Optimiza la ejecución de actividades;
Aumenta la motivación;
Mejora la imagen de la empresa para las partes interesadas;
Minimiza los problemas de salud y emocionales;
Mejora las relaciones interpersonales;
Favorece la gestión del tiempo;
Previene eventos imprevistos y pérdida de documentos.
Aumenta la creatividad.
Pero recuerde: los objetivos solo se logran mediante esfuerzos, ¡así que siga nuestros consejos y mejore aún más su rendimiento!
¿Solo vió? Hay muchos beneficios de la organización en el trabajo. Sin embargo, para mantener un gran estándar en su negocio, debe adoptar la tecnología y utilizar software de desempenõ individual para una administración más alineada. No pierda el tiempo, y sea productivo y organizado durante todo el año.